«Digitalisierung» und «Automatisierung» gehören zum Alltag. Vieles ist irgendwie davon betroffen, wird verändert und dabei hoffentlich verbessert. Auch die Buchhaltung soll sich gemäss Werbeversprechen ganz einfach digitalisieren lassen – und sich nachher quasi von selbst erledigen. Trifft dies zu? Unsere Erfahrungen mit neuen, digitalen Buchhaltungsprogrammen sind differenzierter: Die Chancen bergen auch Herausforderungen. Damit die Umstellung gelingt, haben wir Fragen und Hinweise für Sie zusammengestellt.
Buchführung ist mehr als Administration
Die strukturierte finanzielle Erfassung der Geschäftsgänge ist ein Herzstück jeder unternehmerischen Tätigkeit. Aufzeichnungen wirtschaftlicher Vorgänge gehören zu den ältesten dokumentierten Schriftstücken. Dies muss gleichzeitig effizient, gesetzeskonform und den eigenen internen Ansprüchen genügend geschehen. Die Bedienung des Systems lässt sich durch Digitalisierung automatisieren. Die Umstellung hingegen ist ein wichtiger Schritt mit Führungsentscheidungen. Eingriffe in die Buchführung wirken sich auf viele interne und externe Schnittstellen aus. Der Umstieg in neue, digitale und (teil)automatisierte Lösungen muss vorsichtig und geplant geschehen. Es gilt, verschiedene Optionen zu bewerten, Vorbereitungshandlungen auszuführen, Schulungen abzuhalten, Tests durchzuführen. Dabei sind möglicherweise Zwischenschritte und Sicherungshalte nötig. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren sind Zeit und Knowhow.
Nutzengewinn durch systemgesteuerte Abläufe
Eine digital sinnvoll automatisierte Buchführung ist vor allem ein Effizienz- und Qualitätsgewinn. Jedoch sind die Systeme oftmals starr in den vorprogrammierten Funktionalitäten und Abhängigkeiten. Papier ist weitaus flexibler für kreative individuelle Dokumentationen. In der digitalen Welt steuert das System die Prozesse – meistens führt dies zu Anpassungen an betrieblichen Abläufen. Es ist hilfreich, wenn die Treuhandstelle sowohl Ihre fachlichen Bedürfnisse und administrativen Abläufe kennt als auch die Vorteile und Grenzen verschiedener Buchführungslösungen. Wichtige Kriterien müssen bereits bei der Auswahl berücksichtigt werden, damit das gekaufte Produkt den erhofften Nutzengewinn realisieren kann.
Welches ist der passende Standard?
Die meisten gängigen Systeme (ERP, Enterprise Ressource Planning) sind vorstrukturiert auf eine wirtschaftliche Tätigkeit nach dem KMU-Kontenrahmen. Sobald die eigene Tätigkeit davon abweicht, sind modulare Lösungen und offene Schnittstellen gefragt. Nach unserer Erfahrung sind davon v.a. Branchen wie Betreuung, Gesundheit, Landwirtschaft, Wohnbau, Immobilienwesen, Beteiligungswesen, sowie generell Vereine/Verbände und Stiftungen als Nonprofit-Organisationen betroffen. Dort gilt es, eine passende Mischung der unterschiedlichen Tools zu evaluieren und aufeinander abzustimmen. Auch hier gibt es sowohl technische als auch inhaltliche Best Practise-Standards.
Was kommt nach der Einrichtung?
Auch nach der Evaluation der Systeme, der Definition der damit verbundenen Prozesse und der technischen Einrichtung kann es sinnvoll sein, regelmässige Abgleiche mit dem Treuhänder zu haben. So kann die (fachliche) Buchhaltungskompetenz der Anwender geschult werden und frühzeitig Optimierungen in den Abläufen und Buchungsmechanismen vorgenommen werden.
Unserer Erfahrung nach ist diese regelmässige Begleitung hilfreich für beide Seiten, da frühzeitig reagiert wird, Learnings mitgenommen und wichtige Fragestellungen zu Controlling und Steuerplanung besprochen werden können.
Gerne berät Sie das Team der Vita Treuhand AG individuell bei der Auswahl der passenden Tools und hilft Ihnen bei der Einrichtung. Zur Vorbereitung haben wir Ihnen einen Fragenkatalog zusammengestellt.