Neuerungen in der Stiftungsaufsicht

Die Eidgenössische Stiftungsaufsicht ESA hat ihr Digitalisierungsprojekt eESA vorangetrieben. Dies hat teils massive Konsequenzen auf die Berichterstattung der Stiftungen – bereits rückwirkend für 2021.

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Update 15. Juni 2022: Wir empfehlen allen Kunden der ESA – wenn nicht bereits geschehen – den Newsletter der Stiftungsaufsicht zu abonnieren. In diesem wird regelmässig aktiv über Anpassungen und „lessons learned“ informiert. Ebenfalls besteht ein FAQ zur Verfügung, welches laufend aktualisiert wird. Wir selbst beschränken uns daher auf eine jeweils aktualisierte Zusammenfassung der Informationen. Selbstverständlich stehen wir Ihnen bei Rückfragen zur Verfügung.

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Seit dem 1. Januar 2022 gelten viele Neuerungen für Stiftungen, welche gesamtschweizerisch oder international tätig sind und der Aufsicht des Eidgenössischen Departements des Innern EDI unterstehen. Gerne geben wir einen Überblick über die wichtigsten Änderungen:

Jahresreporting via Onlineschalter EasyGov.swiss

Seit Mai 2022 kann die Kommunikation mit der ESA über das Onlineportal des Bundes EasyGov.swiss erledigt werden. Genauere Informationen wie auch Merkblätter zur Registrierung (Onboarding) sind unter folgendem Link ersichtlich: https://www.edi.admin.ch/edi/de/home/fachstellen/eidgenoessische-stiftungsaufsicht/eesa/onboarding.html . Es ist ein „junges“ System, die Merkblätter und möglicherweise auch die technischen Abläufe werden derzeit noch in kurzer Kadenz angepasst.

Bis auf weiteres bleibt ein physisches Jahresreporting möglich, allerdings in veränderter Form – siehe untenstehende Hinweise. Die Stiftung entscheidet, welchen Weg sie wählt. Die jeweilige Revisionsstelle ist über die gewünschte Form der Zusammenarbeit zu informieren, da gewisse Inhalte nur noch von der Revisionsstelle bearbeitet werden können (bzw. müssen). Unabhängig der Form gelten dieselben neuen, umfassenden inhaltlichen Anforderungen.

Neue Formulare und Merkblätter für die Berichterstattung

Seit anfangs Jahr müssen physische Stiftungsgeschäfte über neue Formulare getätigt werden, welche elektronisch ausgefüllt werden müssen. Diese enthalten massiv veränderte Anforderungen an Stiftungen.

Wir möchten gerne folgende Hinweise dazu geben:

• Die Stiftung muss im neuen Formular A1 u.a. detaillierte Offenlegungen einzelner Finanzdaten eintragen. Es ist davon auszugehen, dass die Stiftungsaufsicht aus diesen statistischen Angaben ihre risikobasierte Prüfung ableiten wird. Die Datenerfassung kann je nach Form der Buchführung herausfordernd sein. Teilweise sind Hilfetexte hinterlegt (in der Online-Version besser sichtbar als in den PDF). Gerne stehen Ihnen unsere Spezialisten zur Verfügung.
  Die ESA verzichtet im ersten Jahr auf die Beantwortung gewisser Fragen. Details siehe Erläuterungen zu den Formularen.
• Neu muss die Stiftung eine abschliessende Liste der Vergabungen / Projekte mit Namen der Empfänger und Betrag einreichen.
• Die revidierte Jahresrechnung muss bzw. kann nicht mehr von der Stiftung als Beilage eingereicht werden. Neu muss dies die Revisionsstelle mit dem separaten Formular A2 der Stiftungsaufsicht zukommen lassen.

Ebenfalls wurden die Merkblätter überarbeitet. Auf Folgendes möchten wir aufmerksam machen:

• Im Merkblatt Jahresberichterstattung wird u.a. detailliert vorgegeben, wie Beschlüsse des Stiftungsrats zu protokollieren sind. Weiter werden Vorgaben zum Inhalt des Jahresberichts ausgeführt.
• Im Merkblatt Reglemente wird spezifisch umschrieben, anhand welcher Kriterien eine Regelung als „Reglement“ eingestuft wird und der ESA zur Prüfung vorgelegt werden muss. Etliche Stiftungen dürften interne Beschlüsse und Dokumente nachzuliefern haben. Hinweis: genehmigte Reglemente müssen im Anhang der Jahresrechnung erwähnt werden.

Neue Postadresse

Alle postalischen Eingaben werden seit dem 1. Januar 2022 digital erfasst und sortiert. Neu gilt die folgende Adresse für Postsendungen an die ESA:

Eidgenössische Stiftungsaufsicht
Postfach
1211 Genf 26

Die Standortadresse bleibt weiterhin Eidgenössische Stiftungsaufsicht ESA, Monbijoustrasse 51A, 3003 Bern.

Sollten Sie Fragen zu all diesen Themen haben, dann melden Sie sich bei der HST Treuhand. Sie ist als Revisionsstelle von unterschiedlichen Stiftungen mit deren Ansprüchen vertraut.

Ergänzender „Beitrag“ zur Vorbereitung (oder Nachverarbeitung) dieser verwaltungstechnischen Formalität 😉

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Seit 2019 hat sich eine Firmengemeinschaft formiert, deren Partner seit Jahrzehnten auf die besonderen Bedürfnisse von Nonprofit-Organisationen spezialisiert sind: