Dwight Eisenhower, der 34. Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika, hat 1954 die folgende, später nach ihm benannte, Prioritätsmatrix formuliert.
Sie unterscheidet zwischen der Dringlichkeit und der Wichtigkeit von Aufgaben und schlägt eine entsprechende Priorisierung vor.
Zu diesen Kategorieren können die folgenden Aufgaben gehören:
A – wichtig und dringend
Prozessstörungen und Krisen, gewisse Kundenanliegen, Termingeschäfte, operativer Alltag (Hauptaufgaben)
→ zügig erledigen; Platz lassen für grosse Blöcke der Kategorie B
B – wichtig und nicht dringend
Vision, (Lebens)ziele, Beziehungen, Regeneration, Prävention, Weiterbildung, Strategisches, Innovation, Planung
→ Diese Arbeiten proaktiv einplanen und umsetzen, bevor sie dringend werden; Störungen vermeiden
C – nicht wichtig und dringend
Ständige Erreichbarkeit, einzelne Sitzungen, Detailfragen
→ Eindämmen, Aufgaben delegieren
D – nicht wichtig und nicht dringend
Triviales, Zeitfüller, mehr als zweimal täglich Mails öffnen, jammern, vergleichen
→ Bewusst verzichten, Selbstdisziplin üben, Unwichtiges ungelesen entsorgen/abbestellen, etc.
Nutzen Sie beiliegende Vorlage und üben Sie sich in der proaktiven Arbeitsplanung. Setzen Sie in Ihrer Agenda grosse, störungsfreie Blöcke ein! «Verschwenden» Sie Ihre produktivsten Zeiten nicht mit organisatorischem Kleinkram. Füllen Sie stattdessen damit die kleinen Lücken zwischen den grossen Blöcken, in denen Sie Dinge echt voranbringen.
Wenn Sie weitere Tools zur Optimierung Ihrer Arbeitsorganisation kennen lernen möchten, empfehlen wir Ihnen das Modul „Raum schaffen durch persönliche Arbeitsorganisation“ unserer Modularen Führungsschulung.